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索引是檢索志書年鑒等文獻(xiàn)資料的一種工具，是續(xù)志倡導(dǎo)的一種新體裁，它跟目錄同樣具有檢索和查閱的功能。新中國首輪修志沒有規(guī)定編制索引，但仍然有一些地方編制了索引，成為首輪修志的一個開創(chuàng)性典型。2008年9月，中國地方志指導(dǎo)小組下發(fā)的《地方志書質(zhì)量規(guī)定》始將索引列為地方志書體裁之一，要求“分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，名稱概念清楚，提煉的標(biāo)目符合主題原意，附綴正文頁碼準(zhǔn)確”。目前，全國已出版的二輪續(xù)志，基本上都編制了索引，證明志書索引編制已成為新時代修志的發(fā)展趨勢。但從已出版的志書索引看，第二輪志書索引的編制還有許多需要注意和規(guī)范的地方。如：全國尚無統(tǒng)一的索引編制規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，各地也無規(guī)范化的規(guī)定;續(xù)志索引的質(zhì)量參差不一;索引編制深度不夠，層次不一，信息量不足，款目專指度不高;另外，索引篇幅和規(guī)模如何限制，選擇何種索引編排方式才便于檢索，等等?，F(xiàn)就索引的形式、種類和篇幅、編排方式、編制方法等，結(jié)合文山州第二輪志書索引的編制，并借鑒其他地區(qū)志書索引編制的得失，提出一些思考，與大家共同探討。

一、目前已出版的索引形式和種類

目前所出版志書的索引，基本上可分為索引單卷本、總目（索引）單卷本、索引及編纂始末單卷本、卷前索引、卷末索引幾類。而索引種類大概有：條目索引、人名索引、地名索引、大事索引、機(jī)構(gòu)索引、事物索引、圖照索引、表格索引、文件文獻(xiàn)索引、主題索引、名優(yōu)特產(chǎn)索引、名勝文物索引、詩詞索引、民間故事索引、民間文學(xué)索引、歌謠索引、雜記索引、藝文志著作書目索引等等，較常見的索引種類有：人名索引、地名索引、圖照索引、表格索引、大事索引等。

二、索引的篇幅和編排方式

從目前一些已出版新續(xù)志的索引來看，篇幅大小不一。有的做得少，僅占1%左右;有的做得比較詳細(xì)，占10%以上，如浙江省的《永嘉縣志》，占全書的13.63%;《武漢市志》共1200萬字，所編制索引120萬字，占全志的10%。筆者認(rèn)為，索引頁數(shù)占全書頁數(shù)比例最好不超過占10%，篇幅的多少，跟修志的規(guī)劃、志書容量、信息量的大小、編排者的風(fēng)格等有一定的關(guān)系。筆者認(rèn)為，索引只是志書檢索的一種方法和途徑，是輔助的手段和內(nèi)容，所占比例過多，會大大加大志書的篇幅和容量，索引的深度只要體現(xiàn)出其志書的主要內(nèi)容和精髓即可。新志索引的編排方式（檢索方法）主要有幾種：按部首筆畫、拼音字母順序、頁碼先后次序、四角號碼等編排。筆者從事年鑒索引編排多年，感覺主題分析法編制，按主題詞首字漢語拼音音譯進(jìn)行編排效果最佳。當(dāng)然，志書由于時間跨度長、框架全面，篇目層次分明，內(nèi)容博大精深，故為追求更精準(zhǔn)、全面的查閱效果，編排方式可不局限于一種，也可使用幾種方式，但要體現(xiàn)出索引在檢索方法上的大眾化和實用性，便于操作，便于運(yùn)用。

三、索引的編制方法

（一）制作索引要明確所需標(biāo)引的內(nèi)容范圍。當(dāng)代方志的體裁形式有“述、記、志、傳、圖、表、錄”等等，索引編排要立足于志書的體裁和篇目，即要先立骨架、樹屋梁。從所標(biāo)引的內(nèi)容范圍來講，一般應(yīng)以專志、人物、大事等為主。其中，尤應(yīng)以各專志章節(jié)中的章、節(jié)、目甚至細(xì)目等內(nèi)容為主要標(biāo)引范圍。另外，要做深做細(xì)，根據(jù)需要，可在大事（事件）、人名、地名、照片、表格和重要經(jīng)濟(jì)社會指標(biāo)、特產(chǎn)（物產(chǎn)）、掌故、特載、專題、附錄等做索引。需要指出的是，志書的序言、凡例、目錄、注釋、附錄、編后記等不需要編制索引。索引條目一般采用漢語拼音字母順序法排列，以有利于計算機(jī)管理和國際慣例接軌。以外文字母、阿拉伯?dāng)?shù)字開頭的條目集中排列在最后。

（二）對索引編制的規(guī)范化操作。要明確大的索引范圍，首先是完成對索引主題詞（標(biāo)目）、參見、附見等要素的提煉和初排，這是第一步，其次，就要對所用主題詞（標(biāo)目）進(jìn)行加工處理，要將主要的信息詞匯提前處理，標(biāo)目的提取，要善于從志書的最低一層篇目中提取關(guān)鍵詞，加工提煉，形成優(yōu)化標(biāo)目。如志書條目盡量詞組化，多用名詞、動詞組成的主謂詞組，要突出主題，如“審判刑事案件”應(yīng)改為“刑事案件審判”。注意索引主題詞內(nèi)涵和外延的問題，如生產(chǎn)、銷售兩個標(biāo)題用來做索引，就顯得外延過大，應(yīng)作內(nèi)涵的限制和注明，如三七生產(chǎn)、烤煙銷售等。注意盡量一事一條，對出現(xiàn)的兩個或以上的標(biāo)題，盡量分列為單個的標(biāo)題，如“勞動人事”應(yīng)分成“勞動”、“人事”兩個標(biāo)目，“檔案的接收和征集”，可以分為“檔案的接收”與“檔案的征集”兩個標(biāo)目，“應(yīng)急值守和后勤保障”可分為“應(yīng)急值守”、“后勤保障”兩個標(biāo)目，“安全生產(chǎn)和保密工作”可分為“安全生產(chǎn)”、“保密工作”兩個標(biāo)目。索引條目標(biāo)題不宜過長，過長不容易編制索引。在編制前，一定要做好對索引的主題詞（標(biāo)目）的分析、剖解和細(xì)化，盡量簡潔明了。再如用大事做索引，先按標(biāo)準(zhǔn)確定大事，并用最精練的文字概括出來，后附時間、年代和頁碼，形成一條索引鏈，如“普者黑‘千人跳弦子，萬人抹花臉’挑戰(zhàn)世界之最成功（2009）……………19　213　289”。大事以年代先后為序排列。欲知詳情，只需按頁碼搜尋即可，方便快捷。

四、第二輪志書索引編制值得探討的若干問題

（一）要明確編制索引的目的和作用。

目前，修志界對志書是否編制索引仍有不同意見，一些人認(rèn)為，志書體系龐大，有目錄即可，何必再編索引，增大志書容量。對于第二輪續(xù)志，為什么會有更多的地方要求編制索引，并列入修志總體方案和志書體（裁）例之一。我們知道，志書體系龐大，內(nèi)容豐富，要想查找具體的某一個信息并不容易，目錄僅能從志書的章節(jié)目層次上來幫助查尋，但隱藏在正文之中的深層內(nèi)容信息就無法查尋，如某個地方、某個人名、某件事件，某項指標(biāo)等。編制方志索引的目的、宗旨就是要建立更加科學(xué)合理便捷的檢索體系，方便讀志用志, 提高志書的信息使用率，便于志書的推廣運(yùn)用。所以，方志索引必須具備實用性和可操作性, 使人們利用時能夠快捷、簡便、準(zhǔn)確、順利地找到所需資料。要讓志書的目錄與索引形成一個完整互補(bǔ)的檢索系統(tǒng)，引導(dǎo)人們?nèi)?zhǔn)確快速地掌握志書的內(nèi)容。這樣，編制志書索引就會成為一項重要的、必不可少的內(nèi)容，它的目的和作用就顯而易見。

（二）第二輪志書統(tǒng)一要求編制索引，并形成約定俗成的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)。

首輪各級志書，沒有編制索引，是志書體裁和形式上的缺陷。第二輪續(xù)志應(yīng)站在與時代和國際接軌的角度，來要求統(tǒng)一編制索引，形成檢索體系上的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。就全州修志工作來講，可以由州志辦事先思考一個指導(dǎo)性的東西，對州縣志的索引編制作出統(tǒng)一的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，采用哪種編制方式，篇幅上的限制要求，甚至要明確一些統(tǒng)一性主題詞（標(biāo)目）的內(nèi)容和范疇。筆者認(rèn)為，第二輪志書不再象第一輪志書那樣，時間跨度長，篇幅過大，內(nèi)容浩繁，動則上千萬、數(shù)百萬字，加之以前主要以手工操作為主，沒有懂編制索引的編輯，如果做索引，是一件非常費(fèi)勁費(fèi)時的事。二輪續(xù)志，由于志書上下限基本就在二三十年左右，時間跨度短，篇幅和內(nèi)容大大減少，基本上不會再出現(xiàn)前屆志書分卷分冊出書現(xiàn)象，加之現(xiàn)在電腦操作技術(shù)的成熟，懂索引編制的人員增多，編制索引已經(jīng)成為修志行業(yè)要求，所以索引一定要做，當(dāng)然要根據(jù)當(dāng)?shù)匦拗镜膶嶋H情況來定，單本志書的，可做成志前索引（和目錄并列）或卷末索引，這樣便于檢索和導(dǎo)讀。志書內(nèi)容豐厚、需要分卷出版的，可分卷編制索引，或編制索引單卷本，即除志書各卷外，再單獨(dú)編制索引卷，方便讀者檢索。規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)是可以靈活掌握的，在總體的要求下，州志有州志索引的標(biāo)準(zhǔn)，縣志也可有縣志索引的標(biāo)準(zhǔn)。這樣編制出來的索引或許會更有特色和個性。

（三）索引編制要有深度。

志書索引不是簡簡單單對目錄的再重組和復(fù)制，而是要體現(xiàn)出索引的價值和信息度。要有新意，有深度，要形成自己的章法和特點。一是要完善志書目錄，擴(kuò)大目錄的范疇，即不僅排列出志書的章節(jié)目，還要列出志書的“目”、“子目”、表格和圖照，充分體現(xiàn)出志書的具體結(jié)構(gòu)層次，為初步編制提取索引要素做好準(zhǔn)備，形成主體框架。二是要從“目、子目”等志書正文中最關(guān)鍵和寫實的部分來提取索引標(biāo)目和主題詞，說明項與指引項標(biāo)注越詳細(xì)，索引款目標(biāo)引的專指度就越高，利用起來也就查得快、查得準(zhǔn)、查得全。特別是人名、地名，有的在志書中多達(dá)幾十處、上百處，沒有專指度，是很難查尋全的。大多數(shù)志書人名、地名索引僅將人名、地名出現(xiàn)的頁碼集中在一起，雖然達(dá)到了資料重組、提供系統(tǒng)信息的作用，但標(biāo)注的頁碼沒有一定的專指度，如果只想查某一點信息，就不那么方便了，還得費(fèi)時試著從第一個頁碼查起。所以，最好還要標(biāo)注人名、地名等所在的冊數(shù)、卷數(shù)、頁數(shù)、欄別和卷名。建立交叉參照系統(tǒng)，設(shè)置參見（互見）標(biāo)目。如 “對外貿(mào)易參見邊境貿(mào)易”等等。人名索引應(yīng)以主要的常用的名稱為主，其他人名形式見參照（或制作重復(fù)款目）。同一地方有不同的地名，選用正式的地名作為標(biāo)目，其他形式的地名見參照，如“文山參見三七之鄉(xiāng)”。一個地名譯名不同，則選擇常用的名稱作為標(biāo)目，其他形式的地名見參照。動植物等事物地方俗稱見參照事物的正式學(xué)名（規(guī)范名稱），如“破臉狗參見果子貍”、“酸柑子參見檸檬”。另外，由于索引在續(xù)志中還處于剛剛啟用階段，加之編制地對象不同，在收錄范圍、選目標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)識形式、編排方式和如何使用索引檢索等方面各有不同，編制志書索引，最好跟編纂志書一樣，制作一個明確的凡例，方便廣大讀者去檢索使用，這是一個實質(zhì)性的問題。

（四）志書索引與年鑒索引的同異。

本人從事年鑒編排多年，感覺年鑒與志書在索引編排上有所不同，體現(xiàn)在：1、索引的時間跨度不同，年鑒是年度性的，時間指向單一，信息密集。志書是跨年代的，雖然二輪續(xù)志跟一輪志書時間跨度有較大差異，但仍有十幾、幾十年的時間跨度，因此，志書索引在設(shè)計上, 規(guī)模、密度、款目結(jié)構(gòu)、信息上要比年鑒高出數(shù)倍；2、特點不同，年鑒索引體現(xiàn)年度、行業(yè)特點，志書索引體現(xiàn)地域性、時限性和地情性特點，因此，索引的側(cè)重點不同，各自的特點也就不同;3、志書索引的編制在深度挖掘、主題詞（標(biāo)目）的提煉上、信息量的體現(xiàn)上要優(yōu)于年鑒，編排方式也要體現(xiàn)多樣化。

（五）索引編制要充分利用電腦等先進(jìn)技術(shù)來進(jìn)行。

編制索引是一件涉及全書的系統(tǒng)工程，需要熟悉志書內(nèi)容、懂電腦文字編排操作的編輯人員來編排，不能簡單地運(yùn)用人工操作，應(yīng)采用電腦和人工相結(jié)合的方法進(jìn)行，如對索引的排序就要用電腦自動排序，人工是梳理不清的，而對索引的標(biāo)目所處的欄目就只能運(yùn)用人工操作，一個個地查找、定位和核實，防止出錯。過去用傳統(tǒng)的手工編制非常麻煩，又容易出錯，還會延長編纂出版周期，故在首輪修志時大多數(shù)人視為畏途，不愿涉足，這也是首輪修志沒有索引的一個重要原因。因此，第二輪修志增加索引這一新體例，也是時代發(fā)展的趨勢和需要所決定的。在編制過程中，要培養(yǎng)專業(yè)的索引制作人才，充分利用計算機(jī)輔助手段編制索引，從提取標(biāo)目（主題詞）、梳理規(guī)范標(biāo)目、標(biāo)注參照系統(tǒng)、頁碼、欄目、注明音序等排版程序全部實行計算機(jī)化。編制出符合方志特色、技術(shù)含量較高的志書索引。

（六）續(xù)志的索引體系要有高質(zhì)量和高要求。

索引雖然只是志書的一種新體裁，但不能僅僅限于會編制，多增加一個檢索體系，還要有總體上的質(zhì)量要求：一是編制出來的索引必須體現(xiàn)基本地情信息，要達(dá)到一定的信息深度，同時要防止在索引上的“官本位”思想，要體現(xiàn)志書的存史性、真實性和平民化;二是索引編制要科學(xué)規(guī)范，層次分明，參見、附見、頁碼、分欄、多音字等的標(biāo)注準(zhǔn)確無誤，要掌握好索引容量上的度，過多過繁會造成累贅，無形中增大志書容量，過少則達(dá)不到查閱檢索作用，所用索引的種類、方法也不可太多，能用一種就用一種，目的就是要方便快捷，便于讀者利用；三是索引要體現(xiàn)方志特點和地方特色，許多富有地方特色的內(nèi)容和主題一定要在索引中反映出來。如果一個索引體系，里面所包含的地方信息和特色沒有充分體現(xiàn)出來的話，那么，這個索引的編制就是失敗的。

目前，文山州續(xù)志工作正緊鑼密鼓地開展，索引作為檢驗續(xù)修志書質(zhì)量的標(biāo)尺之一，已經(jīng)逐步在州縣兩級志書的篇目和體例上得到設(shè)置和體現(xiàn)。筆者認(rèn)為，編制志書索引是方志編修的一個新的重要領(lǐng)域，需不斷探索完善，只有編制好了索引，才能使續(xù)志體裁更科學(xué)合理，更全面系統(tǒng)，才能夠更好地滿足廣大讀者讀志用志的需要，以適應(yīng)新時期續(xù)志的要求。

                       （作者：云南省文山州地方志辦公室）