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    編纂地方志在我國有著悠久的歷史傳統(tǒng)。志書在世界上獨樹一幟，是我國歷史文化的優(yōu)勢，具有獨特的歷史文化價值和經(jīng)世致用的價值。它是社會主義文化建設的一項系統(tǒng)工程，是承上啟下、繼往開來、服務當代、惠及后世的重要事業(yè)。
    志書，是一種資料性著作。故人們在動筆之前必須切實做好資料搜集、整理工作，以保證志書的質量。民國時期的梁啟超說：“方志之著述，非如哲學家、文學家之可以閉戶瞑目其理想遂自創(chuàng)獲也，其最主要之工作在調查事實，搜集資料?！焙鷨棠尽对谌珖胤街镜谝淮喂ぷ鲿h閉幕會上的講話》中講到“地方志的價值，在于它提供科學的資料”。著名歷史學家周谷城在給《湖南地方志》雜志的題詞中也指出：“志之重要，在于資料……”。著名的語言文字學家黎錦熙也說：“凡欲纂著一書，必先搜集資料，資料未齊，遽而秉筆，妙手空空，一籌莫展，操觚之士，諒皆有些經(jīng)驗矣?！彼裕瑥哪撤N意義上說，修志過程就是搜集、考證和使用資料的過程。因此，為了編纂一部好的志書，方志編纂者就必須切實做好資料工作，保證志書的質量。
    方志資料大致包括4類。1、文獻資料。包括檔案資料；報刊資料；史志資料；譜諜資料；私人著作資料；金石碑刻資料等。2、口碑資料。包括當事人和知情者所提供的歷史見證和回憶錄；實地調查和采訪記錄；民間傳說、謠諺、民歌、民情風俗的采訪記錄等。3、音像資料。包括新聞單位和有關個人所積存的動態(tài)音像資料。4、實物資料。包括重要遺址、遺跡、遺物、出土文物、地圖、照片等。
    中國是一個歷史悠久的文明古國，檔案事業(yè)的發(fā)展源遠流長。檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是黨和國家的寶貴財富和重要資料。它包括了經(jīng)濟、政治、科學、文化等方方面面的內容，是國家和人民的記憶。檔案不僅要涉及政府的職責和保護公民的個人利益，更多的還應為他們提供根源感、身份感、地方感和集體記憶。因此，可靠性強，收集起來也比較容易，無論是編史還是修志都離不開檔案資料，假如沒有檔案可查，編史修志者即是巧婦也難為無“米”之炊了。所以說檔案資料在編纂地方志中，是任何一種資料都無法取代的重要資料。而豐富的、準確的檔案資料是編纂志書的基礎，也是編纂志書的依據(jù)。編寫志書的資料來源有多種，但最為主要的第一手資料就是檔案資料。當然這也是由地方志的特性所決定的。地方志是一個地區(qū)歷史和現(xiàn)狀的全面記錄，它是一方古今縱覽，包羅萬象。如：建制沿革、自然地理、經(jīng)濟、政治、軍事、文化教育、民俗方言、宗教信仰、異聞逸事、人物傳記等等，可以說無所不載，無所不記。它具有資料的準確性、地方區(qū)域性、歷史資料性、內容綜合性、時間連續(xù)性等特性。所以說，地方志的編寫，必須要利用大量的可靠的第一手檔案資料，從檔案實體中挖掘大量的反映該地區(qū)方方面面的信息，保證地方志內容的可靠性與真實性和豐富性。因此，在近些年來的地方志編纂中，呈現(xiàn)出了檔案為地方志編纂服務，地方志編纂促進檔案事業(yè)的發(fā)展的相互促進的大好局面。檔案利用也呈現(xiàn)出了一個被利用的“高峰期”，許多多年塵封閉置的檔案被利用，為本地區(qū)3個文明建設發(fā)揮著巨大的作用。
    檔案利用工作，是檔案工作中的重要內容，也是檢驗檔案工作成效的一個重要標準。通過編纂地方志書，還可以直接檢驗檔案的收集是否完整，整理是否系統(tǒng)，分類是否科學，檢索是否方便。從而有針對性地對檔案工作的各個環(huán)節(jié)提出新的要求，并推動其發(fā)展。從這一方面來看，地方志的利用也是促進檔案開放利用的有效途徑，使大家對檔案和檔案工作逐漸有所了解，消除對檔案的神秘感，使各行各業(yè)愈來愈多地能利用檔案，為其服務。
    總之，編纂地方志是一項偉大的系統(tǒng)工程，它需要大量的信息來支撐。當然也離不開來自于檔案部門的積極配合。我們檔案工作者要不斷的努力開發(fā)館藏文獻，為修志工作提供相關的文獻資料，為編纂好地方志書，做出我們檔案應有的貢獻。