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歷史進入二十一世紀以來，隨著全球信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已經(jīng)逐步實現(xiàn)代化管理，電子檔案無可替代的成了檔案管理的重要形式，做好新時期檔案管理工作，必須明確電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案幾點主要的區(qū)別與聯(lián)系。

一、現(xiàn)代化是新時期檔案工作的開展方向。

檔案管理現(xiàn)代化主要包括：檔案業(yè)務規(guī)范標準化、館藏結(jié)構(gòu)合理化、檔案信息服務社會化、信息資源共享化、服務對象及需求擴大化。當今隨著檔案管理現(xiàn)代化的快速發(fā)展及互聯(lián)網(wǎng)等先進手段的運用，人們已不滿足于傳統(tǒng)的檔案實體服務，迫切需要檔案部門筑起信息化、網(wǎng)絡化服務的大平臺，快捷方便的提供所需信息。因此，實施上網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)，提供檔案網(wǎng)上報務，已成為檔案部門迎接信息時代挑戰(zhàn)的一個重大課題，成為檔案工作者責無旁貸的一種歷史責任。隨之將產(chǎn)生大量的電子文件，它給檔案管理帶來機遇的同時，也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。

二、電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性相對于紙質(zhì)檔案，都有獨自特點。

1.原始性

紙質(zhì)檔案內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，表現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，其字體、字跡、圖形、圖像、印章、紙張支撐材料等清晰可見，內(nèi)容真?zhèn)我子谧R別，人們可以建筑形式的原始性來分析判斷、證實確認內(nèi)容的原始性。

電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨立的，內(nèi)容也易于變化，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以既是原始的，又是復制的，因而檔案部門在對電子檔案進行收集驗收時，難以對電子檔案的原始性進行明確認定，只能利用人為建立健全歸檔制度來加以約束。

2.真實性

電子檔案的載體形式和內(nèi)容極易改變、失真。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的過程中稍有疏忽便會導致檔案信息失真甚至全部丟失；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，信息內(nèi)容“出錯”的幾率遠遠高于傳統(tǒng)檔案；另外電子檔案可被原樣數(shù)次復制，甚至被數(shù)次篡改后不留痕跡，因此維護電子檔案真實性是一個不間斷的工作過程。

3.完整性

電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子檔案經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導致信息缺失；電子檔案的背景信息會伴隨文件處理過程而不斷累加，形式多樣、儲存分散，往往致使電子檔案來龍去脈不清，容易丟失數(shù)據(jù)。而紙質(zhì)檔案的完整性比較容易保證，只要在保管過程中做到紙張完好無破損即足以保證其信息內(nèi)容的完整性。

4.安全性

電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，電腦病毒與“黑客”的攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案信息內(nèi)容的安全。而紙質(zhì)檔案信息的更改，一般可以通過紙質(zhì)載體的變化直接識別與判斷，人為破壞難以形成，只要做好檔案庫房的安全保密措施，即可保證紙質(zhì)檔案的安全。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案互相印證、互相補充。

由于電子檔案的諸多局限，實行“雙軌制”則可以相互印證，相互補充。

原始記錄性是檔案的最基本特征，而符合檔案原始記錄性特征的只能是文件定稿而不是文件本身。電子檔案與紙質(zhì)檔案實行“雙軌制”的現(xiàn)象可以說是現(xiàn)代高科技條件下的一種特殊現(xiàn)象，電子檔案的原始性、真實性不易確認，而紙質(zhì)檔案真實可靠正好彌補了電子檔案的局限，它們同時歸檔保存，可以起到相互印證相互補充的作用。電子檔案與紙質(zhì)檔案同時歸檔的“雙軌制”打破了紙質(zhì)檔案載體一統(tǒng)天下的格局。這也就形成了當今檔案管理工作格局。

綜上所述，通過比較電子檔案與紙質(zhì)檔案的區(qū)別與聯(lián)系，筆者認為，電子檔案與紙質(zhì)檔案，在載體形式、內(nèi)容屬性、保護特點等方面皆有不同。盡管如此，隨著當前社會知識經(jīng)濟、信息時代的飛速發(fā)展，作為社會的記憶，社會活動的真實記錄的檔案信息，其現(xiàn)代化進程亦突飛猛進。而面對新時期的檔案管理工作，電子檔案與紙質(zhì)檔案將長期共存。

（作者：內(nèi)蒙古自治區(qū)人民政府文電處）