首 頁 年鑒基礎知識概述
一、關于年鑒的定義
什么是年鑒？年是年景、一年的意思；鑒是照、察的意思。把兩個字連起來的“年鑒”，指的是現(xiàn)代意義上的一種工具書。
對年鑒，現(xiàn)在比較一致的定義是：年鑒是系統(tǒng)匯集上一年度重要文獻信息，逐年編纂連續(xù)出版的資料性工具書。在理解年鑒定義時，應注意把握以下幾點：
1.年鑒是資料性工具書
工具書的特點是體例嚴謹，編排系統(tǒng)，使用方便。對宏觀信息分成若干部類，每個部類再分為若干細目，每個細目有若干條目或其他資料組成，形成一個符合科學分類、社會分工和本行政區(qū)域、系統(tǒng)或單位實際的科學體系。層次分明，結構保持基本穩(wěn)定，一般設有篇目、欄目、條目三個層次，并前有目錄，后有索引，便于查閱。
年鑒所刊載的是資料，是各種重要信息。對年鑒，人們一般不像讀小說、雜志、理論文章那樣進行從頭到尾的閱讀，而是在工作和生活需要時，對某一方面的具體、準確情況進行查找。
2.年鑒是逐年編纂、連續(xù)出版的
年鑒同其他工具書是不一樣的。年鑒是一年出版一部，逐年連續(xù)出版的；而其他工具書很少有一年出版一部的。幾年的資料編為一部書、在一年出版，一般不應稱為年鑒。在年鑒創(chuàng)辦之初，把幾年的資料匯集成一部書稱為年鑒也是可以的。但是，作為嚴格意義上的年鑒，應該堅持一年出版一部。為了縮短出版周期，增強資料的時效性，年鑒應該在編輯出版年的10月底前出版，不能再跨年度出版。年鑒封面所標年份，是編輯出版時間，不是記載內容的時間。記載內容時間應表現(xiàn)在文章或條目之中。
每種年鑒因為體例一致、結構一致、編排一致，只是每年的部分欄目和條目信息內容有所變化，而且一年一部，連續(xù)出版，所以讀者能對其信息資料進行分析。正因為如此，年鑒也才有特殊的資政、存史、研究價值。
3.年鑒刊載的是資料是年度系統(tǒng)資料
每部年鑒刊載的是上一年度的全年性的資料，不刊載半年或幾個月的非全年性資料。對上幾年的資料一般只在統(tǒng)計資料中以表格的形式年份連續(xù)或只取重要年份刊載。對自然、地理、氣候、資源、歷史沿革、行政區(qū)劃、民族等相對變化不大的資料，一般在概況中刊載，而在年鑒的主體“百科”中，只刊載上一年度的情況。
年鑒資料是系統(tǒng)的資料。不論是地方綜合年鑒還是部門、行業(yè)年鑒，刊載的資料都是完整系統(tǒng)的。就地方綜合年鑒來講，橫的，要“面面俱到”，政治、經濟、文化、社會，一、二、三產業(yè)，科技、教育、文化、衛(wèi)生、體育、人口和計劃生育等都要有，不能缺少重要方面，否則就不是地方綜合年鑒；縱的，記載各項活動、各個事件、各項成果等的條目，都要完整系統(tǒng)，時間、地點、主題、主要過程、結果等要素不可缺少。就部門、行業(yè)年鑒來講，其內容要包括部門、行業(yè)所管理的各個方面，從事的主要工作，機關內部的黨政工團、各個處室等，在突出部門、行業(yè)內容的同時，不要缺少任何一個重要方面。
二、年鑒與其他出版物的區(qū)別
為了更好地理解什么是年鑒，有必要將以下年鑒與其他出版物加以區(qū)別。
1.年鑒與地方志。年鑒與地方志都是資料性文獻，這是兩者的共同之處。但是兩者有本質的區(qū)別：
第一，年鑒是資料性工具書；而地方志是地情資料書，不是工具書。
第二，年鑒是按編年體撰寫的，其表現(xiàn)形式是篇目、欄目、條目，主要是條目；而地方志是紀事本末體，表現(xiàn)形式是篇、章、節(jié)，主要是文章。
第三，年鑒是逐年編輯出版，一年出版一部，所以又叫“年刊”，歸屬于刊物；而地方志是若干年出版一部。第一輪修志是記述從有史以來到上世紀90年代前后的歷史和現(xiàn)狀，第二輪修志是記述改革開放以來的歷史和現(xiàn)狀。2006年5月國務院頒布的《地方志工作條例》規(guī)定“地方志書每20年左右編修一次”。
2.年鑒與百科全書。年鑒與百科全書，都講求綜合性，內容廣泛，知識和資料豐富，一般都以條目為基本單位，具有很強的檢索性，這是兩者的共同點。但是，兩者又有顯著的區(qū)別：
第一，年鑒是年刊，匯集的是上一年度的基本情況和主要信息；而百科全書不屬于年刊，其匯集的基本信息一般有10年以上的穩(wěn)定性。
第二，年鑒的條目記載的主體是信息資料，是年度發(fā)生和存在的客觀情況和相關情況；而百科全書的條目記載的主體是知識，是相對穩(wěn)定的知識性資料。
第三，年鑒內容按其涉及的行政區(qū)域或行業(yè)領域分類；而百科全書內容則一般按知識體系分類。
3.年鑒與雜志。年鑒與雜志都是定期出版物，都傳播信息和知識，這是兩者的共同點。但是，兩者也有很大區(qū)別：
第一，年鑒是條目化的工具書，配有內容分析檢索，檢索較為方便；而雜志是欄目化的出版物，由文章組成，一般沒有、也不需要檢索。
第二，年鑒主要按結構體例收集資料，其資料具有系統(tǒng)性、連續(xù)性，結構也很緊密；而雜志以文章見長，其文章又以知識性、專業(yè)性見長，其文章之間一般不具有系統(tǒng)性、關聯(lián)性和緊密的邏輯關系，顯得“雜”。
第三，年鑒刊期比較長，為一年一刊；而雜志刊期比較短，有月刊、半月刊、雙月刊、半年刊等。年鑒是“大部頭”書，一部年鑒有幾十萬、上百萬字；而雜志是“小冊子”，一般不超十萬字。
三、年鑒的種類
按照年鑒刊載內容來分，現(xiàn)在的年鑒可以分為綜合性年鑒、專業(yè)性年鑒、專題性年鑒三大類。
綜合性年鑒，主要收集一個國家或一個地區(qū)的基本情況及其上年度各個方面的情況。其特點是“大而全”，即成書規(guī)模大，通常在百萬字左右；篇目、欄目覆蓋面廣，內容比較全面，綜合性強；以省、自治區(qū)、直轄市、大中城市以及地市、縣行政區(qū)域名稱冠名的年鑒。本市以及各個區(qū)縣政府主辦的年鑒，都屬于綜合年鑒。其具體內容，除了有概況、文獻、特載、統(tǒng)計資料、附錄等綜合性的以外，還包括政治、經濟、文化、社會以及軍事、政法等各個社會領域。
專業(yè)性年鑒，主要是指機關部門、產業(yè)行業(yè)、企業(yè)事業(yè)單位的年鑒，主要收集部門、行業(yè)、企事業(yè)單位的基本情況和年度發(fā)展情況。其特點是“專而深”，反映對象是特定的專業(yè)領域或部門、行業(yè)、單位，不涉及其他領域；反映的內容有深度，專業(yè)性強。本市的《農業(yè)年鑒》、《水利年鑒》、《公安年鑒》、《科技年鑒》、《教育年鑒》、《體育年鑒》、《衛(wèi)生年鑒》、《社會科學年鑒》等，都屬于專業(yè)年鑒。其實這些專業(yè)年鑒，在本行業(yè)、本單位范圍內，資料也帶有綜合性，有基本的情況，更有行業(yè)、單位范圍內的各個方面和各個領域的年度情況。
專題性年鑒，資料收集在某一特定主題之內的年鑒。其特征與專業(yè)年鑒很相似，但又不是嚴格意義上的專業(yè)年鑒。專業(yè)年鑒收錄的內容有明顯的部門、行業(yè)、單位界限，而專題性年鑒可以跨部門、跨行業(yè)、跨單位，圍繞特定主題收集資料。如，《中國民族年鑒》、《中國紀錄年鑒》等。
按照其他標準區(qū)分，還有若干種年鑒。比如，按資料性質分，有知識性年鑒、紀實性年鑒、指南性年鑒；按表現(xiàn)形式分，有記述性年鑒、圖譜性年鑒、統(tǒng)計性年鑒；按載體形式分，有書本型年鑒、電子版年鑒、網絡化年鑒等。
四、年鑒的由來和發(fā)展
學者考察研究認為，在13世紀中葉，歐洲已經出現(xiàn)年鑒，并有跡象表明是從阿拉伯傳過去的。13世紀英國哲學家羅吉爾?培根(1214—1294年)在他的《大著作》(1267年出版)中提到過“外國年鑒中有關天體運動的材料”。德國天文學家、數(shù)學家瑞基歐門特納斯編寫了一部年鑒(1457年出版)，哥倫布和他的助手就是借助這部年鑒中的一張?zhí)煳膱D表航海的，并發(fā)現(xiàn)了美洲大陸。
隨著資本主義的產生和發(fā)展，社會生活日趨復雜，特別是各種門類學科長足發(fā)展和分化，年鑒的種類和數(shù)量愈來愈多。16—19世紀，德、英、法、意、美等國，出版了數(shù)以千計的年鑒。
二次世界大戰(zhàn)前后，英、美、德、日等國年鑒的發(fā)展進入一個新階段。美國每年出版年鑒2800多種。日本在1939—1946年的25年間，共出版年鑒2774種。它的每個縣、許多大企業(yè)都出版有各自的年鑒。西方有一種軍事年鑒《簡氏系列年鑒》，在這個系列中，包括戰(zhàn)艦、航空、步兵武器、裝甲與火炮等武器，都有各自的年鑒。這種軍事年鑒，以其資料全面、系統(tǒng)、可靠而成為一些國家政治家、軍事家決策時的重要依據(jù)，以及軍事首腦、情報機構必備的案頭工具書，在165個國家和地區(qū)擁有3萬訂戶。
我國學術界有人認為：中國古代“歷書”、“編年史”、“時政記”，還有《宋史?藝文志》中的《年鑒》(已軼)，可視作中國古代的年鑒。不過如果仔細研究，它們和現(xiàn)代形式年鑒相比，不論在內容還是編撰方面，都有很大差異。
中國現(xiàn)代意義的年鑒，是從國外傳入的。清末西學東漸，現(xiàn)代意義的年鑒在中國有所萌發(fā)。上海是我國現(xiàn)代意義年鑒的發(fā)源地。清同治三年(1864年)，上海海關總稅務司署統(tǒng)計科創(chuàng)辦《海關中外貿易年刊》并連續(xù)出版，可說是現(xiàn)代中國年鑒的先聲。但真正在社會上具有一定影響的年鑒，是1913年上海神舟編譯社出版的《世界年鑒》，但其內容主要編譯自外國年鑒。9年后，才出現(xiàn)由國人編輯、反映我國內容的年鑒。1922年起，上海銀行周報社編輯出版了《全國銀行年鑒》。1924年，上海商務印書館編輯出版了《中國年鑒》。1933年起，上海申報印書館編輯出版了《申報年鑒》。1936年起，上海生活書店出版了《世界知識年鑒》。在此期間，還有分別由官方、民間出版的《外交年鑒》、《中國年鑒》(英文)、《圖書年鑒》、《中國電影年鑒》、《中國教育年鑒》以及廣東、廣西、江蘇、江西、湖南、無錫等省市出版的地方性綜合年鑒，形成中國年鑒史上的第一個興盛時期。
以上海為記載對象的地方性綜合年鑒，有1935年起上海通志館年鑒編輯委員會編輯出版的《上海市年鑒》；1936年由沈鎮(zhèn)潮等編輯、上海體育世聯(lián)社刊印的《上海市年鑒》和周鈺宏等編輯、上海華東通訊社出版的《上海年鑒》(1947年)等。其中，上海通志館所屬機構編輯出版的《上海市年鑒》(至1937年，每年各出一本)，獨具特色，它以地方志篇目設計為藍本，橫排縱述，無論在體例上，還是在內容上，均為當時其他地方性綜合年鑒所不及。
帝國主義為了配合其對中國的侵略，也曾用外文出版過一些有關中國的年鑒。如日本以日文刊印的《第一回支那年鑒》(1912年在東京出版)、《臺灣年鑒》(1928年)、《滿洲年鑒》(1936—1944年)、《北支蒙藏年鑒》(1940—1944年)；英國以英文在倫敦出版的《中華年鑒(1912年)》(1931年改名為《中國年鑒》)等。
日本帝國主義侵華期間，全國人民奮起抗敵救亡，社會動蕩不安，我國年鑒事業(yè)基本陷于停頓。抗戰(zhàn)勝利后，復刊和新出版了一些年鑒，但其總數(shù)與抗戰(zhàn)前比，相去甚遠。據(jù)統(tǒng)計，民國期間出版的各種類型年鑒共40余種，年刊、年報100余種。
新中國成立后，1950年天津進步出版社出版過《開國年鑒》，1950—1964年，每年各1冊。大公報社出版過類似年鑒性質的《人民手冊》，1959年改名為《世界知識年鑒》。人民美術出版社1958年出版過一期《中國攝影年鑒》。人民體育出版社出版過《中國體育年鑒(1949—1962)》、《中國體育年鑒(1963)》等。
“文化大革命”開始，年鑒編輯出版中斷。
我國年鑒事業(yè)的迅猛發(fā)展和繁榮，是在中共十一屆三中全會之后。1979年10月，鄧小平接見美國不列顛百科全書出版社負責人姜椿芳說：“編輯出版年鑒，很有必要，這是國家的需要，四化建設的需要?！焙髞?，鄧小平親自批準《中國百科年鑒(1980)》出版。這是在國務院、黨中央軍委、中共中央宣傳部、中國社會科學院等大力支持下，由800余位專家撰稿，于1980年8月由中國大百科全書出版社出版的。這部160萬余字的工具書出版后，在國際上受到廣泛好評，被認為“從內容到形式兩方面說，都可以與享有盛名的《不列顛百科全書》媲美”。
此后，全國各地編纂年鑒的數(shù)量逐年遞增，掀起了年鑒出版熱潮。
中國出版現(xiàn)代形式年鑒的歷史不長，出現(xiàn)年鑒出版熱為時更短，但從最近幾年出版年鑒的進程看，其來勢迅猛、發(fā)展之快，出乎人們的意料。從上世紀八十年代中期開始，年鑒編輯出版的事業(yè)在全國可謂是轟轟烈烈、波瀾壯闊、多姿多彩、成績斐然。1992年9月底，年鑒出版達522種，其中綜合性年鑒143種。1994年，地方性綜合年鑒增至346種，其中省級24種，市(地)級81種，縣級241種。據(jù)有關方面統(tǒng)計，1997年全國出版年鑒達1300余種。全國各省、自治區(qū)(除西藏外)、直轄市、各計劃單列市、黨中央和國家機關各部門都編輯出版了自己的年鑒，相當多的地級市以及縣(市、區(qū))、企事業(yè)單位也都編輯出版年鑒。年鑒組織在全國有兩個大的系統(tǒng)：一個是地方志系統(tǒng)，中國地方志指導小組辦公室設有年鑒指導處，各省級政府的地方志辦公室都負責一部分地方綜合年鑒的編輯出版或指導其工作，多數(shù)地市、縣市年鑒由地方志系統(tǒng)管理；二是中國版協(xié)年鑒研究會，旗下有地方綜合年鑒部和專業(yè)年鑒部。這兩大組織每年都組織若干交流會、研討會以及培訓、考察活動。
1985年，經市委、市政府批準，天津市創(chuàng)辦了帶有綜合年鑒性質的《天津經濟年鑒》，2000年改版為完全意義上的地方綜合年鑒《天津年鑒》，到2006年，編輯出版了21部。2000年，經市政府批準，市地方志辦公室創(chuàng)辦了《天津區(qū)縣年鑒》，到2006年編輯出版了6部。就區(qū)縣來講，南開、和平、河西、河東、河北、北辰、西青、開發(fā)區(qū)、紅橋、漢沽、塘沽、武清等都陸續(xù)辦起地方綜合年鑒；農業(yè)、水利、教育、科技、公安、體育、衛(wèi)生、社科、汽車等系統(tǒng)也都編輯出版自己的專業(yè)年鑒。我市的年鑒事業(yè)也在蓬勃發(fā)展，不斷壯大，發(fā)揮著促進和服務于改革開放和現(xiàn)代化建設的偉大事業(yè)。
五、編輯出版年鑒的重要意義
一個大的行政區(qū)域或部門單位，以政府或部門單位的名義，每年編輯出版一部年鑒，全面系統(tǒng)地記載本行政區(qū)域或本系統(tǒng)單位基本的情況和上一年度各個方面的發(fā)展情況，是十分必要的，有重要的現(xiàn)實和歷史意義。對編輯出版年鑒的意義，一般概括為資政、存史和研究宣傳作用。
第一，為領導決策服務。領導干部和機關干部案頭有一部年鑒這樣的系統(tǒng)、權威的資料性工具書，一部刊載區(qū)域、部門全面情況的百科全書，遇到不熟悉、不清楚的問題時，可以及時查閱，指導工作。毛澤東、周恩來等老一輩革命家，每到一地視察指導工作，都十分重視了解當?shù)氐臍v史和現(xiàn)狀，都要調閱那里的地方志書?，F(xiàn)在有了年鑒，很多領導新到一地工作，如張高麗、戴相龍等市領導同志剛到天津，為了解天津的基本情況，首先調閱的也是地方綜合年鑒和地方志書。
第二，為區(qū)域發(fā)展服務。年鑒是全面、系統(tǒng)、權威的信息資料書。很多地方領導人，都把本地區(qū)的年鑒作為珍貴禮品饋贈內外賓客，作為自我宣傳的一種手段。一些境外集團公司，為了解中國內地情況，進行投資合作，也很重視收集我國的地方綜合年鑒和專業(yè)年鑒。我們編輯出版年鑒，有利于招商引資和區(qū)域經濟社會發(fā)展，有利于宣傳區(qū)域優(yōu)勢，擴大區(qū)域影響。現(xiàn)在年鑒刊載的經濟社會發(fā)展的資料，記載和反映了黨領導國家和人民改革開放和現(xiàn)代化建設的成就和經驗，可以作為生動教材，激發(fā)人們熱愛黨、熱愛社會主義、熱愛中華人民共和國的感情，增強主人翁責任感。
第三，為研究現(xiàn)實和歷史提供借鑒。年鑒是現(xiàn)實性很強的信息載體，記述了各個方面和領域的功過是非、成敗得失、經驗教訓，可以為人們總結經驗、分析現(xiàn)狀、深化認識、提煉理論提供資料借鑒。年鑒作為一種具有系統(tǒng)性、連續(xù)性的權威資料，還是編史修志的基礎材料。
六、年鑒的框架結構
年鑒的框架結構就是年鑒的體系構成。它是由年鑒的內容決定的，不同性質的年鑒有不同的框架結構。設計年鑒框架結構，要覆蓋面全，分類科學，層次清楚，領屬關系得當，內容均衡適度，命題準確，特點鮮明。
年鑒的框架結構，一般由概況特載、百科、附錄三大部分組成。
地方綜合年鑒的概況、特載部分，主要是介紹本行政區(qū)域內的自然、地理、氣候、水文、資源、行政區(qū)劃、人口、民族和經濟社會發(fā)展概況等相對穩(wěn)定的基本情況，刊載重要文獻資料和大事記。
百科部分是年鑒的主體。這個部分，一般要分為篇目、欄目、條目三個層次。地方綜合年鑒的主體部分一般按照政治、經濟、文化、社會四個大的部分及其順序分為若干篇目。其經濟、文化、社會部分的篇目、欄目，一般應按照國家統(tǒng)計局關于國民經濟和社會門類來排列，可參考國家的統(tǒng)計公報的各個層次的題目。在各個欄目之內設若干條目。條目是年鑒的基本組成單位，是年鑒信息的載體。
附錄部分，主要刊載統(tǒng)計資料、法規(guī)政令或其目錄、索引以及一些常用、實用的機關、單位服務電話等。
七、編輯出版年鑒的指導思想和編輯方針
年鑒編輯出版，要以馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想為指導，堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義的基本觀點，堅持解放思想、實事求是、與時俱進的思想路線，貫徹落實科學發(fā)展觀，全面系統(tǒng)、客觀準確的記述本行政區(qū)或本部門、本行業(yè)的基本情況和上一年度政治、經濟、文化、社會的發(fā)展情況，為現(xiàn)實的改革開放和經濟社會發(fā)展服務。
年鑒編輯出版應堅持五字方針：
一是“全”。在本行政區(qū)(部門、行業(yè))內，記載內容要全面系統(tǒng)、門類齊全。尤其要橫不缺項，政治、經濟、文化、社會，一、二、三產業(yè)，科技、教育、文化、衛(wèi)生、體育、人口和計劃生育，公、檢、法、司、地方軍事等的基本情況和基本的舉措、成果、經驗、大事、要事，都要收錄，不可缺少。不論綜合性條目還是專題性條目，記載內容要完整，時間、地點、主體、過程、結果、主要數(shù)據(jù)等要素齊全，不可丟三落四、殘缺不全。要大事、要事不漏，凡是重要工作、重要成果、重要舉措、重要事件，一定要予以記載。
二是“新”。內容要新鮮，與時俱進。在注重記載自然、地理、歷史等基本情況，全面反映各個方面年度發(fā)展情況的同時，著力反映年度發(fā)生的新事物、新問題、新舉措、新進展、新成果、新經驗，充分體現(xiàn)時代特點。對一些重要事件、重點工程、重要成果、重大改革措施，要單獨列條目，給予及時的、充分的反映。
三是“特”。著力突出本行政區(qū)域(部門、行業(yè))的特色，包括經濟社會發(fā)展中的比較獨特的方面，有突出成績的方面，有明顯優(yōu)勢的方面，有較大影響的方面，要重點記載，比較詳細具體的記載。可以根據(jù)實際設特色篇目、特色欄目、特色條目。
四是“實”。所有記載內容都必須實事求是，是對客觀存在事物的忠實記載，不得有任何的虛假或虛構。這是年鑒的靈魂、生命和價值所在。事實記載要完整準確，必須是已經發(fā)生的、客觀存在的事實。列入規(guī)劃、計劃或寫進報告的，但沒有變成現(xiàn)實的事物，不應記載。所有數(shù)據(jù)要準確無誤，或來自統(tǒng)計部門，或經統(tǒng)計部門核對，或來自主管部門。定性要準確科學，經得起推敲，不自我吹噓、自戴高帽，也不自我貶低、埋沒成就。
五是“精”。內容要精，在浩如煙海的材料中，選取綜合性強、代表性強的材料，如實地反映客觀事物。表述要精，用盡量簡練準確的語言來表述，去掉一切可有可無的字詞、語句以至段落。工作要精，精益求精，編輯校對認真負責，確保不出現(xiàn)政治性、原則性、常識性錯誤，技術性差錯不超過萬分之一。產品要精，精心設計，精心印刷，出精品佳作。
八、編輯出版年鑒的組織、制度保障
編輯出版年鑒，尤其是編輯出版地方綜合年鑒和政府部門的年鑒，是一項宏大、覆蓋面廣、內容豐富的系統(tǒng)工程，是一項有代表地方政府及其部門撰寫政府公報性質的重要工作。要按照政府的要求，編輯出版好地方綜合年鑒或者部門專業(yè)年鑒，必須有一套相應的組織、制度來保障。
1.一般應有三個層次的組織。
一是年鑒編委會。編委會由地方政府或部門主要行政領導為主任，分管領導等任副主任，各有關部門、單位領導為成員。年鑒編委會的主要任務是，決定年鑒編輯出版中的大事。年鑒編委會主要任務是審定當年版年鑒的框架結構和編輯出版中的大事。
二是年鑒組稿隊伍。由年鑒內容覆蓋范圍內的各部門、各單位委派一位掌握全面工作情況、有文字綜合能力、工作認真負責的干部組成。年鑒撰稿人員的任務是按照年鑒編委會和年鑒編輯部的要求撰寫年鑒稿件，提供有關材料。為了確保和不斷提高撰稿質量，組稿隊伍應保持相對穩(wěn)定，并經常進行培訓。
三是年鑒編輯部。這是一個組織實體(以上兩個組織的成員可以由有關領導和工作人員兼任，但年鑒編輯部人員應為專職的)，是年鑒編輯出版工作的中樞，一般由3—5人組成。主要任務是負責從設計年鑒框架結構、組織征集稿件到編審、校對稿件、征集廣告以及安排出版等一系列的具體工作。
2.一般應有以下制度保障。
(1)會議制度。每年年鑒編輯出版至少有三個會議。
第一是年鑒編委會會議。一般在年初召開。年鑒編委會領導和成員參加。主要是審定年鑒編輯部提交的年鑒編輯出版大綱，包括年鑒的框架結構、主要內容和編輯出版計劃，為年鑒的編輯出版工作定方向、定人事。年鑒編輯部在草擬年鑒編輯出版大綱中，也應召開座談會、研討會，就年鑒編輯出版問題廣泛征求意見，進行研究論證。
第二是年鑒組稿會議。一般在年初的編委會會議審定年鑒編輯出版大綱之后召開。各部門、各單位為年鑒組稿的人員參加。主要是布置年鑒撰稿工作，提出有關要求。在新撰稿人員較多或撰稿中出現(xiàn)傾向性問題時，也可就某些問題進行業(yè)務培訓。
第三是年鑒發(fā)行會。在年鑒出版之后，有關人員參加，主要內容是布置年鑒發(fā)行工作。
(2)編審制度(“三審”制度)。
各部門、單位撰稿人員撰寫年鑒稿件之后，要報部門、單位領導審定、簽字后才應報年鑒編輯部。年鑒編輯部對各部門、各單位撰寫的稿件和提供的材料，應分別由不同編審人員進行三遍的加工修改和編輯審核。即“三審”，第一遍，即初審，由年鑒編輯部的編輯完成，主要是進行內容審查、實事和數(shù)據(jù)核對、文字審修和編輯整理。第二遍，即二審，返回組稿單位，由組稿單位對編輯部審改的稿件進行核對、補充和確認。第三遍，即終審，由主管年鑒工作的領導和有關負責人對各部門、各單位確認的稿件審閱修改和最后定稿。
(3)校對制度(“四?！敝贫?SPAN lang=EN-US>)。
對初步編輯完成的年鑒稿件，一般要組織有關工作人員進行三遍從頭到尾、逐字逐句的人工文字校對，確保文字質量。文稿校對中，發(fā)現(xiàn)有不妥的地方，仍要進行修改。在人工校對之后，為確保準確無誤，還應進行電腦校對，如使用“黑馬”校對軟件進行校對。
對年鑒所有刊登的稿件，都要進行認真審校。對重要文獻和統(tǒng)計資料等，雖然編輯部不必再進行文字修改，但必須進行認真校對。對廣告中的照片和文字說明，也要同正文文字稿一樣進行“三審四?！?。近些年來，年鑒稿件傳送、編審均使用計算機，運行中出現(xiàn)差錯的機會比較少。即使這樣，校對工作也不可輕視，不可放松。
九、年鑒的文體文風
年鑒，特別是地方綜合年鑒和部門行業(yè)年鑒，是全面、系統(tǒng)、客觀記載地區(qū)、部門、行業(yè)的歷史和現(xiàn)狀的資料性文獻。因此，年鑒采用的基本是兩種文體。一種是記事、記物、記人的記述文體；一種是對事實和有關情況作介紹和解釋的說明文體。按照這兩種文體的要求，在年鑒的撰寫和編審中，應注意以下幾個問題。
一是開門見山，直敘其事。年鑒的專文和條目，開篇就直接敘述時間、主體(單位或個人)、地點、事件事物發(fā)生發(fā)展過程、結果等具體內容。不要像寫總結那樣，“穿鞋戴帽”、鋪墊文字。比如，“在……領導下”，“在……指導下”等。不要像新聞報道那樣，加“導語”、加“評說”，宣傳色彩濃厚。不要像起草講話稿那樣，講意義、談作用、提要求。不要像廣告那樣，渲染溢美。如，使用“最高”、“最多”、“最佳”，“率先”、“首創(chuàng)”，“國際一流”、“世界一流”等詞語時，要慎重，堅持實事求是，恰當評價，不要言過其實。
二是平鋪直敘，用事實說話。要寓理于事實之中，客觀、準確地把事實敘述清楚。就事敘事，用事實體現(xiàn)主題，讓讀者從事實中領悟觀點，自己下結論。事實要真實可靠，敘述要樸實無華。不要空泛議論，也不要夾敘夾議，更不要粉飾夸張。比如，對領導人要謹慎使用“親自”、“指示”、“深入”、“重要批示”、“重要講話”等強調性詞語。
三是文字簡練，條理清楚。按照事物發(fā)展邏輯和正常敘述規(guī)律來記述事物事件，不要搞倒敘、插敘。在不影響內容完整準確表述的前提下，文字要盡量簡潔、簡練。要惜墨如金，盡量壓縮文字，去掉一切可有可無的字、詞、句以至段落，努力做到沒有一個多余的字，沒有一個多余的詞，沒有一句多余的話，以樸實、簡練、準確、嚴謹?shù)恼Z言提供高度濃縮的信息。只要認真分析就會發(fā)現(xiàn)，年鑒條目中的很多“的”、“了”、“已”、“共”字，都是多余的字、沒有意義的字，應該不用、少用，用了的，要盡量刪掉。
四是文字規(guī)范，修辭正確。行文要使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語，不要用文言、方言、土語。語句要完整，語法要正確，詞語搭配要適當，努力避免病句。比如，“通過……，使……”，“由于……，使……”，“最好水平”，“最好之一”等等，都是病句，表述不科學，應該避免。
同時，嚴格按照國家規(guī)定使用標點符號。
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